Elfogadható-e a fokozott biztonságú elektronikus aláírás a közigazgatásban?

A digitalizáció korában az elektronikus aláírás már nem csupán egy kényelmi funkció, hanem a modern üzleti adminisztráció és a hatékony közigazgatási ügyintézés alapköve. Ennek ellenére még mindig sok a bizonytalanság: vajon el kell-e fogadnia a hatóságnak a nem minősített aláírást? Mit jelent az elektronikus aláírás cégeknek a gyakorlatban? Ebben a bejegyzésben tiszta vizet öntünk a pohárba.

Gyakori tévhit, hogy a hatósági eljárásokban kizárólag a legmagasabb szintű, úgynevezett minősített elektronikus aláírás (QES) használható. A valóság ezzel szemben az, hogy a fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES) – amennyiben azt minősített időbélyegzővel látják el – a legtöbb esetben teljes mértékben alkalmas a jognyilatkozatok megtételére.

A jogalkotói állásfoglalás egyértelműen kimondja: ahol a jogszabály csupán írásbeliséget ír elő, ott a fokozott biztonságú aláírás minősített időbélyegzővel érvényes és jogszerű. A hatóságok nem utasíthatják el automatikusan ezeket a dokumentumokat; az elutasításhoz konkrét, ágazati jogszabályi előírásra van szükségük.

Az elmúlt időszakban egyre gyakrabban merült fel a kérdés, hogy a magyar közigazgatási eljárásokban elfogadható-e a fokozott biztonságú elektronikus aláírás, vagy minden esetben minősített elektronikus aláírásra van szükség.

Fontos rögzíteni: a vita nem arról szól, hogy a minősített elektronikus aláírás „jobb-e” vagy „biztonságosabb-e”. A minősített aláíráshoz kapcsolódó jogi vélelmek nem vitatottak.

A valódi kérdés ez:

Elfogadható-e a fokozott biztonságú elektronikus aláírás minden olyan közigazgatási ügyben, ahol a jogszabály kizárólag írásbeliséget ír elő, és nem követel meg kifejezetten minősített tanúsítványt vagy teljes bizonyító erejű magánokiratot?

Írásbeliség nem egyenlő a bizonyítással

A félreértések egyik leggyakoribb forrása az, hogy összekeveredik az írásbeliség kérdése a bizonyítással.

Fontos különbséget tenni:

• Írásbeliség: formai jogi követelmény, az érvényesség kérdése
• Bizonyítás: eljárásjogi kérdés, amely csak vitás helyzetben releváns

• megfelel az eIDAS-rendelet szerinti követelményeknek,
• a magyar jog szerint – minősített elektronikus időbélyeggel ellátva – teljesíti az írásbeliség követelményét,
• ezért érvényes és jogszerű minden olyan esetben, ahol a jogszabály nem ír elő szigorúbb formai követelményt.

A bizonyítás kérdése nem az aláírás elfogadásának előfeltétele, hanem csak akkor merül fel, ha az aláírást valaki később vitatja. Ez igaz a minősített aláírásra is – a különbség kizárólag a bizonyítási teher megoszlásában van.

Ki írta alá?

Gyakori félreértés, hogy fokozott biztonságú elektronikus aláírás esetén „nem lehet tudni”, ki írta alá a dokumentumot.

Ez nem felel meg az eIDAS logikájának.

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás (Advanced Electronic Signature - AdES) fő követelményei az EU eIDAS rendelet 26. cikke alapján:

• Kizárólagos kötődés: Egyértelműen az aláíró személyhez kapcsolódik.
• Azonosítás: Alkalmas az aláíró személyazonosságának megállapítására.
• Kizárólagos ellenőrzés: Az aláírás létrehozásához használt adatok (pl. privát kulcs, biometrikus aláírás esetén a toll, tablet, mobil) felett az aláíró kizárólagos ellenőrzéssel rendelkezik.
• Adatintegritás: Összekapcsolják az aláírt adattal oly módon, hogy a dokumentum bármely későbbi módosítása (változása) nyomon követhető és észlelhető legyen.
• Technikai háttér: Az aláírást olyan technológiával hozzák létre, amely biztosítja a fenti követelmények teljesülését. 

Ezért a fokozott biztonságú elektronikus aláírás nem bizonytalan, hanem más bizonyítási mechanizmusra épül, mint a minősített aláírás.

Mit mond a DÁPtv.  – és mit nem?

A közigazgatási elfogadhatóság kapcsán gyakran hivatkozási alap a digitális államról és digitális szolgáltatások nyújtásáról szóló törvény (DÁPtv.).

• Definiálja az elektronikus magánokirat fogalmát, amely szerint a magánokirathoz legalább fokozott biztonságú aláírás és időbélyegző szükséges.
• nem vezet be általános, minden közigazgatási eljárásra kiterjedő formai kizárólagosságot,
• és nem mondja ki, hogy közigazgatási eljárásban kizárólag minősített tanúsítványon alapuló aláírás lenne elfogadható.

Kötelezően a minősített aláírás (sokszor „hiteles”-nek nevezett) okirati forma csak akkor áll fenn, ha azt valamely ágazati jogszabály kifejezetten előírja.

Következtetés a fokozott elektronikus aláírás használatára a közigazgatásban

A fentiek alapján:

• az elektronikus dokumentumok jogi megítélése nem egységesen a teljes bizonyító erőhöz kötött, hanem mindig az adott eljárási szabályoktól függ,
• nincs olyan általános jogszabályi előírás, amely a közigazgatási, hatósági vagy bírósági eljárásokban kizárólag „hiteles”, minősített elektronikus dokumentum benyújtását tenné kötelezővé,
• formai kizárólagosság csak kifejezett ágazati jogszabályi előírás esetén állhat fenn.

A formai okból történő elutasítás esetén az eljáró szervnek meg kell jelölnie azt a konkrét jogszabályi rendelkezést, amely az adott ügytípusban magasabb szintű formai követelményt ír elő.

Mit jelent mindez a gyakorlatban?

• elektronikus iratbeadás során nem indokolt automatikusan elutasítani azokat a beadványokat, amelyek nem minősített elektronikus aláírással készültek,
• a hatósági elvárások nem alapulhatnak belső eljárásrenden vagy általános gyakorlaton, kizárólag kifejezett jogszabályi rendelkezésen,
• ennek hiányában a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és elektronikus időbélyeggel ellátott dokumentumot el kell fogadni.

Jogszabályok, amire hivatkozhatunk

A digitális okiratok hitelességét egy komplex jogszabályi háló garantálja. Íme a legfontosabb hivatkozások:

• 910/2014/EU rendelet (eIDAS): Kimondja a diszkrimináció tilalmát, azaz egy elektronikus aláírás joghatása nem tagadható meg pusztán azért, mert nem minősített formátumú.

25 cikk (1) Az elektronikus aláírás joghatása és bírósági eljárásokban bizonyítékként való elfogadhatósága nem tagadható meg kizárólag amiatt, hogy az elektronikus formátumú, illetve nem felel meg a minősített elektronikus aláírásra vonatkozó követelményeknek.

26. cikk A fokozott biztonságú elektronikus aláírásra vonatkozó követelmények

(1) A fokozott biztonságú elektronikus aláírásnak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:

a) kizárólag az aláíróhoz köthető;

b) alkalmas az aláíró azonosítására;

c) olyan, elektronikus aláírás létrehozásához használt adatok felhasználásával hozzák létre, amelyeket az aláíró nagy megbízhatósággal kizárólag saját maga használhat;

d) olyan módon kapcsolódik azokhoz az adatokhoz, amelyeket aláírtak vele, hogy az adatok minden későbbi változása nyomon követhető.

• 2013. évi V. törvény (Ptk.) 6:7 § (3): Meghatározza az írásbeliség követelményét aminek az elektronikus dokumentumnak is meg kell felelni.

(3) Írásba foglaltnak kell tekinteni a jognyilatkozatot akkor is, ha annak közlésére a jognyilatkozatban foglalt tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a nyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas formában kerül sor.

• 2023. évi CIII. törvény (DÁPtv.) 109. § (1): Definiálja az elektronikus magánokirat fogalmát, amely szerint a magánokirathoz legalább fokozott biztonságú aláírás és időbélyegző szükséges.

109. § (1) Ha jogszabály eltérően nem rendelkezik, az elektronikus magánokirat olyan elektronikus dokumentum, amelyet a nyilatkozó fél legalább a 8. § 23. pontjában meghatározott aláírással és elektronikus időbélyegzővel lát el, vagy eAláírással hitelesít. Az elektronikus magánokiratban megtett jognyilatkozat a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:7. § (2) és (3) bekezdése szerint is írásba foglaltnak minősül.

8§ 23. fokozott biztonságú elektronikus aláírás: az eIDAS Rendelet 3. cikkének 11. pontja szerinti aláírás;

• 2016. évi CXXX. törvény (Pp.) 325. § (1) f): Rögzíti, hogy a teljes bizonyító erejű magánokirathoz minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás szükséges.

f) az elektronikus okiraton az aláíró a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és – amennyiben jogszabály úgy rendelkezik – azon időbélyegzőt helyez el,

• 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet (Dápvhr.) 31. §: Szabályozza a dokumentumhitelesítési vélelmeket a Digitális Állampolgárság Program keretében.

31. § (1) Hiteles az elektronikus dokumentum, ha

a) az teljes bizonyító erejű magánokiratnak vagy közokiratnak minősül, és – ha jogszabály így rendelkezik – elektronikus időbélyegzővel látták el,

b) a nyilatkozattevő vagy kiállító digitális szolgáltatást biztosító szervezet bélyegzőjével vagy a szervezet annak nevében kiadományozásra jogosultjának legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával, és – ha jogszabály így rendelkezik – elektronikus időbélyegzővel látták el,

Összegzés

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás nem egy "másodrendű" megoldás, hanem a legtöbb adminisztratív és üzleti helyzetben (például elektronikus szerződéskötésnél, számlázásnál, …) elegendő és jogszerű eszköz. Cégvezetőként érdemes mérlegelni a folyamatok digitalizálását, hiszen a papíralapú világ fenntartása ma már versenyhátrányt jelent.

• A fokozott biztonságú elektronikus aláírás érvényes és jogszerű ott, ahol az írásbeliség elegendő.

A közigazgatásban pedig ne feledjük: ha a hatóság elutasítja fokozott biztonságú aláírásunkat, jogunk van bekérni azt a konkrét jogszabályhelyet, amely az adott ügytípusban ennél szigorúbb formát követel meg.

• A közigazgatásban elfogadható minden olyan ügyben, ahol jogszabály nem ír elő kifejezetten minősített aláírást.

Amennyiben kérdésed van az elektronikus aláírás közigazgatási alkalmazásával kapcsolatban, vagy konkrét ügyben bizonytalan vagy, vedd fel velünk a kapcsolatot.

Az Infoscope által fejlesztett CollectSign megoldás (ami az alairom.hu oldalon érhető el) támogatja mind a fokozott elektronikus aláírás használatát hiteles kézi aláírással, mind a digitális/tanúsítvány alapú minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott aláírás használatát (bármelyik hitelesítés szolgáltatótól származzon a tanúsítvány).

Érdeklődés esetén látogasson el oldalunkra vagy hívjon minket a +36 1 600 5110 telefonszámon.