Hogyan lehet könnyebb az év eleji formanyomtatványok aláírása a munkahelyen?

A HR-munkaügy területen dolgozók és minden munkavállaló jól ismeri az ún. M30-as formanyomtatvány-t, amely nem más, mint a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) által rendszeresített igazolásminta. A munkáltató, kifizető ezen a nyomtatványon igazolja természetes személynek a tárgyévet megelőző munkaévben teljesített kifizetéseket és juttatásokat.

Mi a 25M30-as nyomtatvány aláírásának menete?

A 25M30 nyomtatvány egyszerű, gyors aláírásával kapcsolatos útmutató ide kattintva részletesen is megtekinthető, de a fontosabb pontokat, az alábbiakban szeretnénk összefoglalni.

Kitöltési útmutató fontos pontjai a NAV részéről:

„A kiállított igazolás adózással kapcsolatos adatokat tartalmazó okiratnak minősül, amelyet a munkavállaló hatóság előtti eljárásaiban használhat fel, ezért ellenőrzésre alkalmas hitelesítés, például aláírás elhelyezése szükséges. Az aláírás megléte az írásbeli alakhoz kötött jognyilatkozat szükségszerű eleme a Ptk. alapján. Az egyszerű okirati forma esetén ez úgy valósulhat meg, hogy a cég képviseletére jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint, nem cégszerűen is aláírhatja az igazolást.

Az adóigazgatási eljárás szabályok a bizonylat kiállítása kapcsán nem követelik meg a teljes bizonyító erejű magánokirati formát, ezért mind a papír alapú, mind az elektronikus irat tekintetében elfogadható az egyszerű magánokirati forma.

Egyszerű magánokirat minden olyan okirat, amelyet nem a Pp. teljes bizonyító erejű magánokirati formára vonatkozó rendelkezései alapján állítottak ki. Ugyanakkor ez nem zárja ki, hogy mind a papír alapú, mind az elektronikus formájú összesített igazolás esetén alkalmazható a teljes bizonyító erejű magánokirati forma is, figyelemmel a hozzá kapcsolódó bizonyító erőre.

Papír alapú okirat esetén elegendő, ha az okiratot a cég képviseletében az igazolás kiállítására jogosult személy nem cégszerűen írja alá (pl. egy olyan munkavállaló, akit a belső szabályozás jogosít fel az említett igazolás aláírására).

Az elektronikus formában kiállított igazolás esetén, mint elektronikus magánokiraton a Dáptv. 109. § (1) bekezdése alapján elegendő a fokozott biztonságú elektronikus aláírás és időbélyegző megléte, amellyel az igazolás hitelesnek minősül.”

Mire kínál megoldást a CollectSign a kitöltés során?

A fentiekből is látszik, hogy az elektronikus formátumban kiküldött M30-as nyomtatványt elegendő fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátni, amely megoldást az Infoscope Kft. www.alairom.hu oldalon elérhető CollectSgin szolgáltatása teljes egészében biztosítani tud.

Hogyan tudjuk mindezt jogilag alátámasztani?

1) Az InfoScope (mySigno) felhasználásával aláírt dokumentum polgári anyagi jogi értelemben írásbeli dokumentumnak minősül (2013. évi V. törvény, a továbbiakban „Ptk” definiálta az elektronikus dokumentum fogalmát), mivel lehetővé teszi az aláírt dokumentum aláírójának, az elektronikus aláírás időpontjának, valamint az aláírt dokumentum tartalmának utólagos ellenőrzését.

2) Polgári eljárásjogi értelemben fokozott biztonságú aláírással aláírt magánokiratnak tekinthető, mivel az eiDas rendelet (Európai Parlament és a Tanács 910/2014/EU rendelete) által meghatározott tartalmi és formai kritériumoknak is megfelel.

3) A 2016. évi CXXX. tv., valamint az eiDas összevetése segítségével megállapítható, hogy az Infoscope alkalmazásainak segítségével (fokozott biztonságú aláírással aláírt elektronikus okirat) teljes bizonyító erejű, fokozott biztonságú aláírással ellátott magánokiratnak minősül.

Miért használd a CollectSign szolgáltatást munkáltatóként?

Minden munkáltató részére fontos, hogy a munkavállalói részére az M30-as nyomtatványt a jogszabályban meghatározott határidőig (január 31.) elküldje és a jogszabály értelmezésében ezt megteheti papírformátumban, valamint elektronikus formában egyaránt.

A munkáltatót a folyamattal járó költségek mellett természetesen a jogi kötelezettség és a megfelelés is foglalkoztathatja egy ilyen kötelezettség teljesítése kapcsán. Pár fős munkavállalói csoport hagyományos tájékoztatása esetén még nem jelent túlságosan megterhelő költséget, de száz vagy ennél is több munkavállalói létszámmal bíró cég esetében a munkavállalók tájékoztatása már magas költséggel járhat (nyomtatási költség, borítékolás, postázás, emberi erőforrás stb.). A kötelező tájékoztatásra fordított időről már nem is beszélünk, valamint munkáltatói oldalról fontos, hogy azt is igazolni tudjuk, a nyomtatványt kézbesítettük, a későbbi esetleges kellemetlenségek elkerülése miatt.

Miért válaszd Te is a CollectSgin szolgátatását?

A költségmegtakarítás, jogbiztonság és gyorsaság tekintetében is segítséget nyújt az alairom.hu szolgáltatása. Az InfoScope Kft. CollectSign szolgáltatásával az M30-as nyomtatvány szinte pár kattintással, tömegesen kiküldhető az összes munkavállaló részére. A CollectSign rendszer e-mailben az ieDAS rendeletben leírt tartalmi és formai kritériumok figyelembevételével küldi ki a nyomtatványt a munkavállaló részére.

Mivel a munkavállaló e-mail címe nem személyes adat, hanem a munkaviszonyhoz köthető kapcsolattartási, elérhetőségi adat, így annak tárolása és kezelése nem tartozik a GDPR hatálya alá.

Miben más a CollectSign szolgáltatás?

1) Lehetőség van személyes aláírás nélkül, szervezeti tanúsítvánnyal és időbélyegzővel ellátva tömegesen kiküldeni az M30-as nyomtatványt az elektronikus dokumentumokra meghatározott követelményeknek megfelelően.

2) A munkáltatónak lehetősége van – minősített tanúsítvánnyal – aláírni az M30-as nyomtatványt, amennyiben rendelkezik bizalmi szolgáltatótól kiadott, személyes tanúsítvánnyal. A rendszer a minősített tanúsítvány használatával történő aláírás után tömegesen kiküldi a nyomtatványt a munkavállalók részére és lezárásként tanúsítvány, valamint időbélyeg kerül a dokumentumra.

3) A munkáltató részéről a fenti két mód valamelyike szerint aláírt – M30-as nyomtatványt lehetőség van tömegesen kiküldeni a munkavállalók részére. A munkavállaló akár kézzel (biometrikusan) aláírhatja az adott nyomtatvány (például okos mobileszközön) átvételét igazolóan (mint papír esetén), így a bizonyító erejű okirati kötelezettség is megvalósul. A folyamat végén tanúsítvány és időbélyeg kerül a dokumentumra.

Miért teljesen megbízható a CollectSign szolgáltatás?

Az aláírási folyamat végén a dokumentumra minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú tanúsítvány és minősített időbélyeggel kerül. A biometrikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum teljes mértékben megfelel a Ptk. elektronikus dokumentumra vonatkozó jogszabályi előírásainak, valamint az EU eIDAS rendeletében meghatározott fokozott biztonságú elektronikus aláírási követelményeknek. Egyfelől azért, mert az aláírási folyamat végén egy digitális aláírást helyezünk el a dokumentumon, továbbá azért is, mert a biometrikus aláírások a CollectSign rendszerben önmagukban is megfelelnek a fokozott biztonságú elektronikus aláírásra vonatkozó követelményeknek.

Hisszük, hogy a digitális aláírások jövője a biztonságos és megbízható megoldásokban rejlik, és örömmel állunk ügyfeleink rendelkezésére a legmagasabb szintű szolgáltatásokkal. Keress minket, és kérd ajánlatunkat: sales@alairom.hu  +36 70 / 610 6963